المستندات

ما هي وحدة المستندات في أودو؟

وحدة المستندات في أودو هي أداة رقمية مصممة لتبسيط إدارة المستندات وتخزينها وتنظيمها ومشاركتها بأمان.

وعند دمجها مع الوحدات المالية مثل المحاسبة والفواتير، فإنها تضمن سهولة الوصول إلى المستندات المالية وإدارتها بكفاءة.

الميزات الرئيسية لوحدة المستندات في المالية

1. تخزين مركزي للوثائق:
    تتيح أودو للمستخدمين تخزين جميع المستندات المالية مثل الفواتير والإيصالات والعقود والنماذج الضريبية في مكان واحد. يساعد هذا التخزين المركزي في القضاء على الحاجة لاستخدام أنظمة متعددة ويقلل من مخاطر فقدان الملفات أو سوء تنظيمها.
   
   
2. تكامل سلس مع العمليات المالية:
    تتكامل وحدة المستندات مع التطبيقات المالية الرئيسية في أودو مثل المحاسبة والمصروفات والفواتير. يسمح هذا التكامل بإرفاق المستندات تلقائيًا بالمعاملات المالية ذات الصلة، مما يضمن أن تكون السجلات محدثة وكاملة.
   
   
3. معالجة آلية للوثائق باستخدام أدوات مدعومة بالذكاء الاصطناعي، يمكن لأودو معالجة المستندات المالية تلقائيًا. على سبيل المثال، يمكن استيراد الفواتير المستلمة عبر البريد الإلكتروني، وفحصها، ومطابقتها مع أوامر الشراء أو الفواتير بسهولة، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء اليدوية
4. إدارة تدفق الموافقات:
    غالبًا ما تتطلب المستندات المالية الموافقات قبل معالجتها. تتيح وحدة المستندات في أودو للشركات تحديد تدفقات عمل مخصصة للموافقات، مما يضمن الامتثال والمساءلة في كل خطوة.
5. مشاركة آمنة وتعاون فعال:
    يمكن للمستخدمين مشاركة المستندات بأمان مع الفرق الداخلية أو الأطراف الخارجية. وتضمن ميزة التحكم في الوصول المستندة إلى الأدوار حماية البيانات المالية الحساسة، بينما توفر سجلات التدقيق رؤية واضحة حول من قام بالوصول إلى المستندات أو تعديله.

فوائد استخدام وحدة المستندات في المالية

1. الكفاءة وتوفير الوقت من خلال أتمتة التعامل مع المستندات وتقليل التدخل اليدوي، يمكن للشركات تسريع العمليات المالية مثل الإبلاغ عن المصروفات وتسوية الفواتير وإعداد الضرائب.
   
   
2. تعزيز الدقة:
    تقلل الأتمتة من الأخطاء البشرية في معالجة المستندات. كما يضمن التكامل مع السجلات المالية أن تكون كل وثيقة مرتبطة بالمعاملة الصحيحة، مما يوفر سجلاً موثوقًا به للتدقيق. .
   
   
3. تقليل التكاليف:
    يقلل النظام الرقمي من التكاليف المرتبطة بالطباعة والتخزين وإدارة المستندات الورقية. كما يؤدي تبسيط العمليات إلى تقليل النفقات الإدارية..
   
   
4. الامتثال وجاهزية التدقيق:
    المستندات المالية ضرورية للامتثال والتدقيق. باستخدام وحدة المستندات، يمكن للشركات تنظيم السجلات واستعادتها بسهولة، مما يضمن جاهزيتها دائمًا للتدقيق.
   
   
5. تحسين التعاون:
    يمكن للفرق الوصول إلى المستندات والعمل عليها في الوقت الفعلي، مما يعزز التعاون بين الأقسام مثل المالية والمشتريات والإدارة.

حالات استخدام عملية للفرق المالية

1. إدارة الفواتير:
    يمكن التقاط الفواتير وتصنيفها تلقائيًا وربطها بأوامر الشراء أو الفواتير وتوجيهها للموافقة بسهولة.
2. التحقق من المصروفات:
    يمكن للموظفين تحميل الإيصالات مباشرة إلى وحدة المستندات، والتي يمكن ربطها بتقارير المصروفات ومعالجتها للاسترداد
3. تخزين العقود:
    تخزين وإدارة العقود المتعلقة بالقروض أو الإيجارات أو اتفاقيات الموردين. كما يمكن استخدام الوحدة لتحديد التذكيرات للتجديد أو التعديلات.
   
   
4. المستندات الضريبية:
    الاحتفاظ بمستودع كامل للوثائق المتعلقة بالضرائب مثل الإقرارات الضريبية السنوية، مما يضمن الوصول السريع أثناء التدقيق أو تقديم التقارير التنظيمية.